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お客様のプライバシーに関わる業務として、書類を電子メールで安全に送るためにVG-Syncを使っています。

Vol.40

行政書士ワタナベ家庭の法務事務所栃木県小山市

行政書士 渡邉 康明 様

http://gwatanabekh-z.wix.com/solicitor
行政書士ワタナベ家庭の法務事務所

業務内容についてお聞かせ頂けますでしょうか。

主に家庭の問題というものを特に重視して行っています。離婚協議書の作成、遺産分割協議書の作成、あと内容証明の作成などが多いです。弊所では、離婚協議書の作成、離婚に関する書類作成のためのご相談が結構多くて、その次に遺産相続関連のご相談という形ですね。離婚も遺産相続もそうですが、お客様それぞれで抱えている問題が違うので、当事者の皆様とお会いして、そこをどういう風に協議書という契約書類の中にまとめるかというところが弊所のやるべきことと思います。

開業されたのはいつ頃でしょうか?

弊所は平成20年に開業しました。最初は消費者問題に取り組んでいこうということで、暮らしに関する法的な問題をなるべく身近に相談できる場を設けたいという思いがありまして、それで弊所を立ち上げた次第です。消費者問題を中心にやっていこうと思っていたものの、当時皆様のニーズというのは、ちょうど熟年離婚とかが流行った時代、そういうものがメディアなどでも言われていた時代だったんですね。その頃に離婚案件がすごく多くなって、そこから現在に至るというところがありますね。お客様は、やはりインターネットでホームページを見ましたという方が結構多いです。また、最近は紹介という形でいらっしゃる方も多いですね。

1つの案件にどの程度のお時間がかかるものですか?

初期の頃は離婚協議書を作成する時にだいぶ時間がかかっていたのですけれども、今は離婚協議書であれば、ある程度のデータが揃っていてお二人とも合意してくださるようであれば数日でできますね。あとはその後に公正証書にしたりする方は別ですが。相続の場合は戸籍を集めなければいけないので、それなりのお時間がかかってしまいます。なるべく早くはしたいと思っているのですが、その場合はお時間がかかるのが離婚協議書の作成時とはまたちょっと違うところですね。

行政書士さんのお仕事の分野ではどのようなコンピュータの使い方をされていますか。

行政書士業務から言えば、WordとExcelさえあれば業務はできますね。但し、こういうことをやっているということを伝えるとすれば、SNSとかブログとかそういうものを活用して広めていくということになりますね。あとはホームページですね。ブログのほうはアメーバブログ(アメブロ)をやっていまして、SNSはTwitter(ツイッター)とFacebook(フェイスブック)をやっています。私から伝えたいことが日々あった時に主にツイッターでつぶやいて情報拡散という形にさせて頂いて、それとともにやはり、こういう事務所があるよというところを伝えていければなという風に思っています。話題としては、行政書士業務の中での、例えば離婚や相続の問題とか契約書の話しとかですね。今、私のほうで予防法務という分野にもちょっと取り組んでいるものですから、そちらの分野に関する投稿も結構行っています。

予防法務というのはどんなことですか。

弊所での予防法務というのは、他の事務所さんの場合とちょっと違うかなという風に思ってるんですけれども、要するにしっかりと契約書も含めた証拠を残そうということと、それからコンプライアンスですね。法的な問題に巻き込まれないようにするためには、法令と倫理をしっかり守ることから始まるという視点です。それによって法的なトラブルに巻き込まれないようにしようというのが弊所での予防法務です。

税務とかだと電子申告とか進んでいますが、行政分野の電子化というのはどうなんでしょうか。

少しずつは電子化されてきているとは思いますけど、まだもう少し時間がかかるのではないかと思っています。基本的にはやはり紙で印刷して提出するようなイメージですね。弊所としてはWord/Excel等含めて電子化して保存していて、紙と電子ファイルの両方を保存しています。

お客様とのやりとりというのも、昔と違って電話以外にメールが増えてるんでしょうか。

そうですね。お客様のほうとしては、聞き漏らすとか聞き間違いをするということが嫌な場合は、メールで送ってくださいますかとおっしゃる方がやはり多いですね。それと、なかなか弊所に来られないので作った文書を送ってほしいという方がいらっしゃいまして、そういった場合は昔ならFAXでしたけど、今はメールでという感じです。

VG-Sync2のご利用のきっかけは何だったのでしょうか?

個人情報が含まれている電子ファイルの書類をそのまま裸で簡単にメール添付で送るというのを、今のご時世でのセキュリティ上の問題として考えておりまして、なるべくならしっかり暗号化された形でそういった文書を送りたいと思っていました。先ほどお話しさせて頂きましたお客様とのメールのやりとりの中で、今まではメールに添付していた書類を今は少しずつVG-Sync2を使う形に替えてきています。

書類の大きさはどの程度ですか?

例えば離婚や相続といったような案件については、メールで送るWord文書としてはせいぜい3~4枚といったところですね。その他に例えば建設業の許認可関連業務なども弊所ではやっているんですが、その場合は添付書類が膨大で、それを全てメールでとりあえず送ってほしいという事になると、やはり分量としては30枚とかになります。そういう時はオンラインストレージは便利ですね。基本的にお客様に送るほうがメインで、書類作成のために何か資料を受け取るほうについては今のところないですが、これからはそういった意味でも活用させて頂けたらと思います。

メールで文書を送るお客様の割合はどれくらいですか。

結構慎重なお客様もいらっしゃいますし、あとは面談をメインで考えていらっしゃる方が多いので、取りに伺いますとか、そちらに行きますから見せてくださいという方は結構多いですね。あとは特に離婚や相続関連の場合は高齢者の方などパソコンを持ってらっしゃらない方が多いですし、若い方でもスマホだけ持っているという方がいらっしゃるので、そうすると字が小さくて読めないという事になり、郵送で送ってくださいという方も中にはいらっしゃいます。これからメールで資料が安全に受け取りやすいという時代になれば、メールで送ってくださいという方も増えてくるのではないかなと思っています。弊所の業務は結構プライバシーに関わる内容ですが、そういった中でもうまくセキュリティを守れればという感じですね。今は家庭法務の他に企業法務もやっていますので、そうすると企業様としてはパソコンもあるし、メールで送ってくれないかという方が多いですね。

VG-Sync2を今後こういう風に活用していけたらなということがあれば教えて頂けますか。

例えば事務所内のパソコンが自然災害で壊れてしまう事もあり得ると考えた時に、その時に今まで蓄積してきたデータが全て消えてしまうとなると財産的な損失がすごく大きいので、そういった対策に向けても活用させて頂けたらと思っています。

今後の事業プランなどを教えて頂けますか。

今は個人の案件のほうが圧倒的に多いですが、もう少し業務を拡大していこうかなと思っています。これまで家庭法務部門の業務が多かった弊所ですが、いよいよ企業法務や予防法務の分野にも、ある程度責任者を設けて事業拡大をしていこうかなという風に思っています。家庭法務から出発してきた弊所が、人とのやりとりが基本なんだというところから企業法務の分野に進出していく。そういう事務所があってもいいんじゃないかと思っております。契約書や協議書とかで培ってきたテクニックもありますので、それを企業法務などに活かしていけたらと思っております。

ありがとうございました。今後ともどうぞよろしくお願いします。

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